A könyvelésnek mindig folyamatosnak, hiánytalannak és teljesnek kell lennie, valamint természetesen folyamatosan ellenőrzés alatt kell állnia.
Az épület- és rendszerüzemeltetés egyik legfontosabb és központi feladata a költségek és a fogyasztás felhasználás alapú felosztása. Legtöbbször nem is a tényleges számla-hozzárendelések jelentenek akadályt a kereskedelmi rendszerben. Sokkal inkább arra kell fektetni a hangsúlyt a hatékony munka érdekében, hogy a gyakran elképesztően nagy mennyiségű adat se jelentsen problémát, emellett pedig az allokációs folyamatok is egyedi követelményeknek megfelelően történjenek. Ehhez természetesen egy speciális és felhasználóbarát rendszerre van szükség.
A megoldást a CAFM könyvelés modulja adja
A CAFM könyvelés modulja segít összegezni a létesítmények költséghelyeit. Az sem jelent gondot a számára, ha ezek a kiadások egymástól teljesen különböző forrásból érkeznek, legyen szó a takarításról, a karbantartásról, vagy az energiamenedzsment részlegéről.
Annak érdekében, hogy minden irányból beérkezzenek a megfelelő költség- és fogyasztásadatok, a rendszert széles körben egészítik ki interfész kapcsolatok. Ezek segítségével automatizálható az adatok felhalmozása. A modul folyamatosan biztosítja az eredmények igazolhatóságát, tehát egy audit-biztos rendszerrel segíti a felhasználókat.
A költségek és fogyasztás felosztása sosem volt ilyen egyszerű!
A speedikon® C segítségével bármilyen adatot rögzíthetünk, kezelhetünk és kiértékelhetünk, abban az esetben is, amikor nagyon nagy mennyiségről van szó. A különböző adatok hitelességét és helyességét különféle tesztrutinok és megfigyelési algoritmusok biztosítják, méghozzá automatikusan. Ez garantálja, hogy a rendszerben mindig csak a helyes értékek szerepeljenek.
Az alkalmazás teljesen egyénre szabható, hiszen a meglévő kiosztási módozatokhoz igazítható a rugalmas szabályrendszereknek és a számítási specifikációknak köszönhetően. Minden egyes szabály módosítható és szerkeszthető, ami még inkább személyessé teszi a felhasználási lehetőségeket. A számítási eredményeket a rendszer úgynevezett elemekben tárolja. Ezek biztosítják az adatok teljesen ellenőrzés-biztos tárolását és azt is, hogy bármikor nyomon követhessük őket.
A rendszer költség- és fogyasztás felosztási funkcióit számos interfész egészíti ki, melyek segítségével az összes releváns adat rendszeresen, illetve automatikusan átvehető az eredeti forrásrendszerekből. Ezek továbbá arra is alkalmasak, hogy az eredményeket továbbítsák a következő rendszereknek, akár számlák hozzárendelése, akár felszólítás céljából.
Költséghelyek összegzése
Audit-biztos rendszer
Egyénre szabható felület
Egyszerű nyomon követés
A számlázási folyamatok módszerei
A számlázási és felosztási módszerek széles skálán alkalmazhatók a költségek további ellensúlyozása érdekében. Ez kiemelt fontosságú folyamat például az energiagazdálkodás területén. Hiszen amíg korábban elegendő volt, hogy a költségek egyszerű felosztását körzetszámok, vagy egyéb tényezők alapján osztották csak fel, addig ma már egyértelműen a felhasználás alapú elosztás felé mutat a tendencia.
A speedikon® C szabványos módszerének segítségével könnyen feltérképezhetjük a számviteli munkafolyamatokat. Minden egyes számlázási időszak esetében saját számlázási elemek jönnek létre, melyekben minden szükséges és aktuális információ összesítésre kerül. Ezek az információk lehetnek például fogyasztási mennyiségek, területmegosztások, elosztási kulcsok vagy egyéb paraméterek is. Minden szóban forgó elem hozzá lesz rendelve az adott objektumhoz, majd véglegesen el is menti őket a rendszer a számítási szabályokkal együtt. Mindez lehetővé teszi, hogy a pontos számlázási folyamatokat bármikor nyomon követhessük.
A szabadon definiálható szabálykészlet, illetve a megadott számítási szabályok segítségével az igazán bonyolult felosztási módszereket is le tudjuk képezni. Sőt, mivel több szabálykészlettel is dolgozhatunk, így akár többlépcsős munkafolyamatokat is megvalósíthatunk.
Egy általános számlázási folyamat a rendszerben
Bemutatjuk, hogy egy általános számlázási eljáráson belül, amikor egy többszintű könyvelési munkafolyamaton dolgozunk, milyen lépéseket végezhetünk el az alkalmazásban.
A rendszer először is az adatsorokból és területekből a megadott szabálykészletek segítségével halmazelemeket képez, majd a kapott elemeket ezután egy számlázási elembe egyesíti, egy másik szabálykészleten keresztül. Ehhez még további szabályokat és számlázási szinteket adhatunk. Ilyenek lehetnek például a további felárak, kedvezmények, esetleg speciális tényezők vagy egyéb változók, melyeket az alkalmazás ezután ugyanúgy figyelembe vesz majd. Az egész folyamat végén, vagyis az összes számítási szabály végrehajtását követően rendelkezésünkre áll a kész költségelem.
