Elképesztő mennyiségű szerződés, garancia halmozódik fel a létesítményüzemeltetés során.
Nehézségek a szerződések és egyéb dokumentumok tárolásában
Az is nagyban nehezítheti a dolgot, hogy egyes esetekben a fent említett dokumentumok egy része papír formájában lapul a polcokon, vagy az íróasztalok mélyén, másik része pedig elektronikusan van tárolva. Lehetséges, hogy úgy hisszük, utóbbi eset talán már könnyebbséget jelent, viszont ez egyáltalán nincs mindig így.
Az elektronikus tárolásban is sokszor akadályt jelent, hogy helyhez van kötve, illetve az adatstruktúra hiánya miatt gondot jelenthet az adott dokumentumok visszakeresése is. Előfordulhat olyan eshetőség ilyenkor például, hogy egy gépészeti berendezést teljes bizonytalansággal kapcsolunk össze annak – vagy annak hitt – garanciájával.
A szerződések kezelése sosem volt ilyen egyszerű
A CAFM rendszer szerződéskezelő modulja azonnali megoldást nyújt a fent említett problémákra. Egyrészt a szolgáltatások helyhez és objektumhoz kötik az adatokat, másrészt több lehetőség is segítséget jelent abban, hogy minden egyes állomány néhány kattintással elérhető legyen. Többek között meg kell említeni a rendszer hatékony fájlstruktúráját, a keresési lehetőségeket, illetve a Digital Twin – digitális iker – technológiáját is.
Ezek közül muszáj kiemelni egy kicsit még jobban az utolsót, hiszen a Digital Twin egy igazán egyedülálló megoldást jelent a szerződések kezelésében is. Segítségével virtuálisan haladhatunk egy adott épületben, így könnyen megtalálhatjuk a vagyonelemeket. Amint rákattintunk valamelyikre, azonnal elérhető minden egyes dokumentum, melyet korábban az adattáblához csatoltak. Ez lehet akár egy garancialevél is például, melyet aztán nem kell tovább keresgélnünk a nyilvántartások között.
Az alkalmazás működése a gyakorlatban
Tételezzük fel, hogy egy bérleti menedzsmentet szeretnénk előkészíteni. Ilyenkor gondolnunk kell arra is, hogy ehhez egyéb témák is kapcsolódnak. Relevánsak lehetnek például a közüzemi számlák is. Az egyszerű szerződéskezelési rendszert úgy alakították ki, hogy az a szerződéseknek, illetve azok tartalmának, valamint a feltételeknek és adott esetben a különböző szerződési státuszoknak kezelésére is szolgáljon. Ráadásul mindez teljesen egyénre szabva lehetséges, hiszen az ügyfélen múlik, hogy milyen folyamatok függenek majd a státusztól, a feltételektől, vagy a szerződés tartalmától.
A legegyszerűbb esetben is több jellemzője van egy szerződésnek. Ezek között megemlíthetők például a szerződéses partnerek, a különböző feltételek, és még sorolhatnánk. A szerződések tartalma nagyon eltérő lehet szerződéstől függően. Ezeket a szerződési tételeket tudjuk könnyen és átláthatóan kezelni az alkalmazás segítségével. Lehetőségünk van az összes adat áttekintésére anélkül, hogy különféle objektumtípusokat kellene figyelembe vennünk. Mindent elérünk egy helyen, így könnyen kiszámíthatunk bármilyen szerződési költséget, össze is hasonlíthatjuk, illetve össze is kapcsolhatjuk őket akár különböző időpontokban, vagy időszakokban is.
Egyszerű szerződéskezelés
Digital Twin, az egyedülálló megoldás
Minden jellemző egy helyen
Többféle munkamenet indítása
Figyelmeztetések beállítása
Bonyolultabb feladatok elvégzése
További könnyebbségek a szerződéskezelésben
A szerződési költségek mellett természetesen minden egyes dokumentumunknál olyan feltételeket is kezelnünk kell, mint például a felmondási idő, vagy éppen a szerződés meghosszabbításának ideje. Ezek külön „eseménynaplóba” kerülnek, hogy a szerződési paraméterek és feltételek szerint újra tudjuk kalkulálni őket bármikor. Ennek köszönhetően mindig tudni fogjuk, hogy melyik szerződéssel kapcsolatban mikor és mit kell tennünk.
Ahhoz, hogy sose felejtsünk el egy ilyen fontos időpontot, figyelmeztetéseket állíthatunk be, akár listák feltöltésével, akár események generálásával. Ezt úgy kell elképzelni, hogy például lehetőségünk van arra is, hogy az érintett személyeknek e-mailt küldjön a rendszer arról, hogy 3 hónap múlva le fog járni egy adott szerződés. Így nem fognak megfeledkezni róla, és időben gondoskodnak majd az ügyintézésről. Szükség esetén ez az emlékeztető automatikusan továbbítható is, ha esetleg az érintett bizonyos időn belül nem tette meg a szükséges lépéseket.
Bonyolultabb munkafolyamatok esetén
Kissé összetettebb a helyzet akkor, amikor státuszokkal rendelkező szerződéseken szeretnénk dolgozni. Nehezített pályát jelent például, amikor egy feloldott vagy először számlázott szerződésnél nem lehet könnyen új szerződési tételeket beállítani. Ilyenkor a „valós élethez” hasonlóan létre kell hoznunk egy szerződés-kiegészítést, mielőtt új tételeket adnánk hozzá, esetleg a meglévő elemeket akarjuk megváltoztatni, illetve ki szeretnénk egészíteni azokat.
A fent leírt módszer segítségével azonban az ilyen bonyolultabb folyamatokat is el tudjuk intézni. Ezen felül pedig minden egyes szerződés teljes történetét láthatjuk mindig, a mindenhol élő idővonalnak köszönhetően.
